Google Dokumentumok: 21 Office-gyilkos trükk
A Google webes irodai alkalmazásaival bizonyára már sokan találkoztak, de csak kevesen vannak, akik elmélyülten áttanulmányozták a szerkesztők képességeit. Érdemes, mivel sok mindent elkészíthetünk a böngészőben futtatható ingyenes programokkal.
Kategóriák:
Szerző: Molnár József
2011. május 16.
A Gmail nagy népszerűségnek örvend hazánkban, amelyet mi sem jellemez jobban, hogy naponta többször futunk bele a @gmail.com-os e-mail címekbe. A levelezőrendszerrel ezen okból már foglalkoztunk korábban, két mesterfogásban bemutatva, hogy miként tudjuk kihozni belőle a maximumot (Gmail mesterfogás 1. rész és 2.rész).
Most egy lépéssel továbbhaladunk, és megismerkedünk a bal felső sarokban lévő „Dokumentumok” hivatkozáson elérhető webes irodai alkalmazásokkal, amelyekkel a böngészőben is elkészíthetjük például táblázatainkat, dokumentumainkat, prezentációinkat és rajzainkat. Fontos hangsúlyoznunk, hogy a következő tippek nem igazán a Google Dokumentumok-guruknak készültek, hanem inkább azoknak, akik eddig még csak felületesen ismerkedtek meg a böngészőben futtatható irodai alkalmazásokkal. Nem titkolt célunk, hogy ezeken keresztül bemutassuk a szerkesztőket, megmutatva, hogy azok képesek valódi Office-alternatívaként is működni.
1. A Gmail okos keresője
Nem volna remek egyszerre a gmailes leveleinkben és a Google tárhelyén lévő dokumentumaink tartalmában is keresni? Szerencsére a keresőcég mérnökei a Gmail kísérleti alkalmazásainál gondoskodtak arról, hogy ezt megtehessük. Ehhez a levelezőrendszerben kattintsunk a jobb felső sarokban lévő zöld lombik ikonra, hogy eljussunk a Labs speciális funkcióihoz. A megjelenő ablakban ezt követően keressük meg a „Google Alkalmazások – Keresés” modult, és az „Engedélyezés” gombot érvényesítsük. Ha így teszünk, akkor a keresések alkalmával a levelek találatai alatt külön megjelennek majd a Dokumentumok és Google Webhelyek találatai is.
2. Dokumentumok a levelezőben
A Labs ablakában ezenfelül érdemes egy próbát tenni a „Google Dokumentumok előnézete e-mailben” modullal is, amelynek az érvényesítését követően a Gmail-fiókunkban is belepillanthatunk a csatolmányként érkező Google Dokumentumok-típusú állományokba.
3. Valutakezelés a táblázatokban
Táblázatok (angol nevén spreadsheetek) esetén könnyen átállíthatjuk az alapértelmezett valutát, így a továbbiakban egy oszlop kijelölésével egy kattintással forintosíthatjuk az értékeket. Az alapértelmezett fizetőeszköz megadásához a Táblázat megnyitása után kattintsunk a „Fájl” menüre, majd keressük meg a „Táblázat beállításai...” lehetőséget. A megjelenő panelen ezt követően válasszuk ki a keresett országot – értelemszerűen a forinthoz Magyarországot –, majd mentsünk a beállításokat. Ha további valutákra lenne szükségünk, akkor klikkeljünk a formátumválasztó gombra (123), majd a „Több pénznem” irányába kutakodjunk tovább.
4. Rajz a prezentációkban
Ha egy ábrával szeretnénk feldobni a diánkat, akkor nem kell külön egy új Rajz fájlt létrehoznunk a Google Dokumentumok főoldalán, hogy később beszúrjuk azt. A prezentációkészítő webalkalmazáson belül ugyanis elérhetjük a rajzoló szoftvert. E művelethez a „Beszúrás” alatt válasszuk ki a „Rajz...” utasítást, a lebegő ablakban hozzuk létre az ábrát, hogy végül a „Mentés és Beszúrás” gombra kattintva beilleszthessük azt.
5. Mentsünk le mindent!
Ha szeretnénk egy teljes adatmentést készíteni a Google szerverén tárolt dokumentumainkról, akkor erre is módunk van, habár nem könnyű ezen lehetőségre rátalálni. A művelethez a Google Dokumentumok főoldalán húzzuk egy állomány fölé az egerünket, majd a „Műveletek” elemre kattintva a megjelenő helyérzékeny menüben válasszuk ki a „Letöltés…” opciót. A felbukkanó panelen klikkeljünk a „Minden elem” fülre, majd adjuk meg, hogy a dokumentumainkat milyen formátumban szeretnénk letölteni. Ugyanitt egyébként lent láthatjuk, hogy a művelet végén keletkező ZIP fájlban pontosan mennyi állomány kap majd helyet. Ha mindent konfiguráltunk, akkor kattintsunk a „Letöltés” gombra, hogy megérkezhessenek a merevlemezünkre a dokumentumok.
