Ha iskolai munkáink elkészítéséhez keresünk megoldást, akkor először is vegyük számításba, hogy egymagunknak szükségünk van-e külön személyi nyomtatóra vagy multifunkciós berendezésre. Ha egy félévben csak egy-két alkalommal nyomtatunk néhány rövid dolgozatot, arra jó megoldás lehet egy nyomtató-másoló üzlet, ahol bérnyomtatást végeznek. Ha ezt választjuk, akkor biztos, hogy nem szárad be a nyomtatófej és a (látszólag) hirtelen kifogyott patron vagy kazetta pótlása sem hoz minket nehéz anyagi helyzetbe. No és lakótársaink sem nyomtatják el készleteinket.
Ha másik gépen vagy másolószalonban nyomtatjuk ki Word dokumentumunkat,
akkor a beállításokban kapcsoljuk be a fontok beágyazását!
Bérnyomtatás esetén legcélszerűbb, ha PDF formátumba konvertáljuk a nyomtatandókat, mert ekkor biztosak lehetünk abban, hogy az oldalak pontosan úgy fognak kinézni, ahogy mi azt a monitoron előzőleg láthattuk. Ha mindenképpen ragaszkodunk a Word Dokumentum formátumhoz, akkor a Microsoft Office beállításaiban jelöljük be a betűkészletek beágyazása kapcsolót, mert nem biztos, hogy a másoló szalon számítógépén megvannak azok a betűkészletek, amiket otthon használunk.
Amennyiben több diákoskodunk egy lakásban, úgy érdemes lehet közös nyomtatót használni. A kis, személyi nyomtatók nem adnak lehetőséget elszámolás vezetésére, ezzel számolnunk kell. Akad ugyan olyan tintasugaras készülék, mely olcsóbban dolgozik a személyi lézereknél, de mindenképpen jobban kalkulálhatók a költségek lézernyomtatók esetén, mivel nincsen üresjáratban szerviz tinta veszteség. Ha miénk a nyomtató, akkor a tonerkazetta árát a kapacitással (oldalszám) elosztva megkapjuk az egy szövegoldalra eső festék költséget. Számoljuk hozzá a papírt és némi többletet is, különösen, ha ábrákat is tartalmaznak az oldalak.
Ha lézernyomtatónál minden költséggel számolni szeretnénk, akkor sok esetben nem elég a toner (festékpor) kazetta árát figyelembe venni. A kompakt (minden egyben, így hengert is tartalmazó) tonerkazettás megoldások esetében általában nincsenek további kopóeszközök, de más esetekben igen. Nézzünk utána a specifikációkban hogy az élettartam során (50-100 000 oldal) hány oldalanként kell fényhengert, papírtovábbító szalagot, hulladék toner gyűjtő kazettát, fixálóművet és egyebeket vásárolni a készülékhez és ezek árát is kalkuláljuk bele az árba.
A különálló patronok elvileg takarékosabbak, de ha csak egy-két hetente nyomtatunk, akkor sokkal jobban járunk egy két kazettás (háromszínű és fekete) megoldással
Olcsóbban juthatunk belépő szintű tintasugaras nyomtatóhoz, mint lézerhez és így a színek és a fotónyomtatás világa is megnyílik előttünk. Ugyanakkor nem árt tudnunk, hogy a tintasugaras kellékanyagokon megadott (ISO előírásoknak megfelelően mért) kapacitás értékek folyamatos nyomtatásra vonatkoznak. A gyakorlatban a fej karbantartása is tintát igényel, hogy mennyit az az aktív és az állásidő hosszától, a készülék konstrukciójától és a tinta jellegétől is függ, a veszteség normál esetben úgy 35%-ig terjedhet. Legtöbbet a belépő szintű piezo fejet és pigment tintát alkalmazó készülékek „pazarolnak” el a tintából (azok is, ahol a patronok színenként cserélhetők). Ezután jön a többi (nem pigment tintát alkalmazó) fix fejes, színenként cserélhető patronos masina. Legkevesebbet az alsó árkategóriában a kompakt festékkazettás nyomtatók pazarolnak, ráadásul itt a fej az új patronnal együtt cserélődik, vagyis a beszáradás réme csak a festékkazettát és nem az egész nyomtatót fenyegeti.
Beszáradástól a modern tintasugarasoknál csak akkor kell tartanunk, ha hetekre áramtalanítjuk a masinát, egyébiránt az gondoskodik saját karbantartásáról. Ha a fix fejből eltávolítjuk a kiürült patronokat az újak behelyezésére pedig nem kerül sor azonnal, az is fejhibához vezethet, járjunk el körültekintően.
