Akárhány hasznos változtatást is alkalmazzunk nyomtatós életünkben, ha egy egész vállalat ez irányú igényeit kell kielégíteni, akkor az egyéni megoldásokkal könnyen lemaradhatunk olyan szakértő cégekkel, szolgáltatókkal szemben, akik erre szakosodtak. Ma már az IT részlegnek nem marad energiája a nyomtatás kezelésére, ha egy sokat foltozott, kis készülékekből álló gépparkot, sokféle beszálítót és szervizt kell menedzselni az üzemeltetés során. Erre már egy ideje rájöttek a magyar cségek is, már 2014-ben is a nyomtatási piac 28 százalékát tették ki a menedzselt nyomtatási megoldásokból és nyomtatási szolgáltatásokból származó bevételek. Nem csoda, hogy egyre népszerűbbek ezek a konstrukciók, hiszen a vállalkozások jelenleg is nyomás alatt állnak, működési költségeik optimalizálására kényszerülnek, ezért aztán a kiszervezés vagy az MPS/MDS (Managed Print Services/Managed Document Services) nyújtotta azonnali megtakarítás komoly motivációs erőt jelent számukra. A költségek csökkentése is prioritásban marad, és emellett a biztonsággal, munkahatékonysággal és mobilitással kapcsolatos előnyök is váltásra ösztönzik az ügyfeleket. Megkérdeztük a szakértőt, hogy mik a hazai trendek ezen a téren, merre lehet továbblépni a nyomtatás világában? Kérdésünkre Tálas Ferenc, az IDC elemzője (Senior Research Analyst) fejti ki a helyzetet.
Összevetve a korábbi tapasztalatokkal, a hazai MPDS piacon jelentős eltérés, változás továbbra sem látszik a korábbi irányhoz képest.
Bár a hazai piac némileg másként mozog, más hatások érik, illetve mások lehetnek a főbb prioritások, mint akár CEE-n belüli más országokban, mégis elmondható, hogy -hasonlóan a nemzetközileg is tapasztalható trendhez - míg a nyomtatók piaca összességében tekintve hosszútávon folyamatosan zsugorodik, az MPS/MPDS piaca mégis kényelmes tempójú, de folyamatos növekedést mutat. Ugyan az eladott nyomtató darabszámokat tekintve még 90%-ban a hagyományosnak tekinthető, tranzakcionális eladás mozgatja a piacot, ez HW érték tekintetében ( mivel jellemzően a drágább, nagy teljesítményű gépek kerülnek MPS/MPDS szerződés alá ) már nagyjából közelít a fele-fele arányhoz. A teljes piacot figyelembe véve a kellékanyag eladásokkal együtt, az állapítható meg, hogy a valamilyen szerződés keretében eladott nyomtatók és hozzájuk tartozó szolgáltatások összértéke eléri a teljes piac forgalmának az 1/3-át.
Az intézmények, vállalkozások számára a legfőbb tényező, hogy megtalálják a lehető legköltséghatékonyabb megoldást. A kedvező beszerzési árak "kialkudása" mellett egyre nagyobb jelentőséget kap a tudatos vásárlás szerepe, az alacsony üzemeltetetési költségek elérése is. A gyakran különféle gyártóktól származó, eltérő technológiájú nyomtatók üzemeltetése, szervizelése, kellékanyag utánpótlása aránytalanul nagy terhet róhat a vállalati IT-ra, ugyanakkor komplikálttá és költségessé teheti a beszerzést is. A lehetőségekhez mérten fontos feladat ezért a szétaprózódott, heterogén, eltérő funkcionalitással rendelkező eszközök összevonása minél kevesebb darabszámú, de nagy teljesítményű MFP eszközzé. A nyomatszámok csökkentésére, a hatékony, minél inkább papírmentes dokumentum kezelés megvalósítására, a felhasználók nyomtatási szokásainak ésszerűsítésére és ellenőrzésére való törekvés magától értetődő feladat, jelentős megtakarítások érhetők el ezen a területen a MPS/ MPDS használatával. Szintén jelentős érv az eszközvásárlással szemben, hogy így lehetőség nyílik a folyamatos költségelszámolásra, szemben az amúgy egyszeri magasösszegű beruházással, amit sok kisebb vállalkozás forráshiány miatt egyébként sem engedhetne meg magának.
Az egyre telítettebb piacon ezt az irányt igyekeznek a gyártók/szolgáltatók minél inkább kiaknázni, ugyanakkor az is elmondható, hogy a hazai MPS/ MPDS piac is eléggé telített már, a kialakult erőviszonyok az elmúlt években nagyjából változatlanok maradtak. Az újonnan belépni kívánóknak mindenképpen valami újszerű, innovatív dologgal kell előrukkolniuk ahhoz, hogy ezeket az erőviszonyokat jelentős mértékben befolyásolni tudják.
Gyártói oldalt tekintve a jelenlegi legerősebb szereplők (névsorrendben) a Canon, HP inc., Konica Minolta, Ricoh és Xerox, míg tisztán csak szolgáltatóként a nagy hazai dokumentumkezelés megoldás szállítók pozíciói is jelentősek. Megfigyelhető azonban, hogy más képet kapunk a gyártókról, ha tisztán csak a nagyteljesítményű MFP készülékek eladási adatait vizsgáljuk, ahol az előbbiek mellett már jelentős piaci részt birtokol a Kyocera, OKI, és Samsung is.
Feltételezhető, hogy ezen gyártók igyekezni fognak megerősíteni pozíciójukat az MPS/MPDS területén is, erre enged következtetni többek között a Samsung nyomtatási üzletágának felvásárlása a HP Inc. által, ahol többek között ezt a lehetséges üzleti előnyt is említik a döntés meghozatala mellett.
Ajánlott szintlépés minden szereplőnek
A szakértői véleményből is egyértelmű, hogy a nyomtatási piac minden szereplője rá lesz kényszerítve arra, hogy továbblépjen. A hagyományos kereskedelemmel elérhető bevételek zsugorodnak, így aki eddig leginkább csak eladott, az jobban teszi, ha szolgáltatásokkal bővíti körét. Ehhez kell szakértelem, infrastruktúra és pénz is, ezért aztán egy kisebb kereskedő cégnek nagy segítség lehet, ha egy nagyobb márka zászlaja alatt, viszonteladói-partneri programban szolgálhatja ki ügyfeleit. Aki eddig is foglalkozott nyomtatás szolgáltatással, az pedig megelhet, jól teszi, ha más igényeket is kiszolgál, informatikai szolgáltatásokat vagy üzleti folyamatok átszervezését is felveszi palettájára.
Az ügyfelek előtt továbbra is több lehetőség áll. A kis- és mikrovállalkozások egy jó része vélhetően továbbra is marad a saját eszközparknál, saját kézben. Ők takarékossággal, gazdaságosabb készülékek vásárlásával mérsékelhetik a költségeiket. Persze nekik is érdemes lehet körülnézni a szolgáltatói ajánlatok között. A nyomtató lízingjével, bérlésével az egyszeri befektetés keltette anyagi stressztől kímélhetik meg magukat, ha pedig szolgáltatásként veszik igénybe a a nyomtatást, akkor a nagyobb kellékanyag tételek (pl. nagy kapacitású tonerkazetta vagy dobcsere) és az esetleges javítások kiugró költségeit is belesimíthatják az egységes, tervezhető oldalköltségbe.
A középvállalatok számára is adottak ugyanezek a lehetőségek, de minél nagyobb szervezetről van szó, az annál inkább hasznot húzhat a tervezhetőségből és a felügyeletből, amit leginkább a teljes körű nyomtatási és dokumentumkezelési megoldások (MPS/MDS) nyújtanak. Ebből jellemzően a közép- vagy nagyvállalatok képesek leginkább profitálni. Számukra sokszor nem is a megtakarítás a fő szempont, hanem a biztonság, illetve a "könyvelés": a költségek azonnali átláthatóvá tétele és pontos lebontása költséghelyekre.
A statisztika azt mutatja, hogy a komplett felméréssel, optimalizálással járó folyamaton sok ügyfél már régen átesett, de a cég növekedésével és változásával az eljárás ismét indokolttá válhat. Mi több, egy modern szolgáltató maga figyelmezteti ügyfeleit, ha ezen a téren utánhangolás, kiegészítő fejlesztés szükséges. Úgy tűnik, hogy a nyomtatás fejlesztése - a sokat emlegetett élethosszig tartó tanulás mintájára - a jövőben nem csak egyszeri alkalommal megkövetelt kényelmetlen mutatvány, de folyamatos prioritás is kell legyen, része a vállalkozások folyamatosan változó életének.